Un employé chargé de réceptionner les marchandises doit assurer un contrôle quantitatif et qualitatif. Il doit en effet veiller à ce que les marchandises n’aient pas été abîmées ou perdues durant le transport. Aujourd’hui, ces opérations sont facilitées par des appareils de mesure spécifiques.
Le contrôle quantitatif lors de la réception de marchandises
Le réceptionnaire doit s’assurer que la bonne quantité de marchandise a été livrée. En effet, de la marchandise peut être perdue ou volée pendant le transport. Pour cela, il se munit du bon de livraison et du bon de commande. Il s’assure tout d’abord que la quantité commandée correspond bien à la quantité inscrite dans le bon de livraison. Il vérifie ensuite que la quantité livrée est bien égale à la quantité prévue dans le bon de livraison. Suivant le type de marchandise, le réceptionnaire peut compter les articles un par un ou mesurer la masse de marchandise.
Réception de marchandises : le contrôle qualitatif
Une fois la quantité vérifiée, le réceptionnaire doit contrôler la qualité des produits livrés. Il existe plusieurs critères de vérification.
- La référence : si la référence des articles livrés est inconnue, il faut vérifier les documents techniques pour déceler une quelconque incompatibilité.
- L’emballage : celui-ci doit être en bon état et adapté au produit transporté (par exemple, un bac clos et rempli de glace pour le poisson frais).
- L’aspect : couleur, dimensions, fraîcheur et absence de moisissures pour les produits alimentaires.
- La matière : pour tester une matière première, on peut l’analyser grâce à un spectromètre de la marque Raman par exemple. Dans le domaine de l’agroalimentaire, on analyse souvent les produits avec la technique GC-MS (chromatographie en phase gazeuse couplée à la spectrométrie de masse). On peut aussi utiliser un magnétomètre pour détecter les particules métalliques dans les produits agroalimentaires et pharmaceutiques.
- La température : le respect d’une température spécifique s’impose notamment pour les denrées alimentaires.
Quels sont les autres points à prendre en compte lors de la réception de marchandises ?
Lors de la réception de marchandises professionnelles, il est important de prêter attention à plusieurs aspects clés pour assurer une réception correcte et éviter des problèmes ultérieurs. Voici quelques points auxquels il convient de prêter attention :
Vérifier la conformité
Vérifiez que les marchandises reçues correspondent exactement à ce qui a été commandé, en termes de quantité, de qualité et de spécifications. Comparez les produits reçus avec les bons de commande, les factures et les spécifications convenues.
Contrôler l’état des marchandises
Examinez attentivement l’état des marchandises à leur arrivée. Recherchez tout signe de dommage, de défaut ou de détérioration. Si des problèmes sont identifiés, il est important de les documenter immédiatement en prenant des photos ou en remplissant un rapport de réception mentionnant les problèmes constatés.
Vérifier les documents
Assurez-vous de recevoir tous les documents nécessaires, tels que les factures, les bons de livraison, les certificats de conformité ou les documents douaniers. Vérifiez que les informations sur les documents correspondent aux marchandises reçues et aux termes convenus.
Respecter les délais
Vérifiez que les marchandises sont livrées dans les délais convenus. Si des retards sont constatés, communiquez avec le fournisseur pour obtenir des explications et pour évaluer les éventuelles répercussions sur vos activités.
Procédures de stockage
Si les marchandises doivent être stockées avant utilisation, assurez-vous de respecter les bonnes pratiques de stockage pour maintenir leur qualité et leur intégrité. Respectez les conditions de température, d’humidité ou autres exigences spécifiques mentionnées par le fournisseur.
Réclamations et réserves
Si des problèmes ou des non-conformités sont identifiés lors de la réception des marchandises, communiquez immédiatement avec le fournisseur pour signaler les problèmes et déposer des réclamations. Il est important de conserver toutes les preuves (documents, photos, rapports) pour soutenir vos réclamations éventuelles.
En respectant ces points lors de la réception de marchandises professionnelles, vous pouvez vous assurer que les produits reçus répondent à vos attentes, éviter les problèmes de qualité ou de conformité et faciliter une résolution efficace en cas de problèmes identifiés.
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